En el Reglamento de los Servicios de Prevención y en él primer punto del Artículo 2. Acción de la empresa en materia de prevención de riesgos, que dice:
El establecimiento de una acción de prevención de riesgos integrada en la empresa supone la implantación de una plan de prevención de riesgos que incluya la estructura organizativa, la definición de funciones, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para llevar a cabo dicha acción.
Tanto si una empresa lleva a cabo la actividad preventiva con un Servicio de Prevención propio, como si prefiere uno mancomunado, o decide concertarlo externo, deberá disponer de un plan de prevención de riesgos a tenor de lo dispuesto en dicho artículo.
Para facilitar el cumplimiento de los requisitos que la Ley de prevención de Riesgos exige a las empresas, estas al igual que se ha hecho con la CALIDAD Y MEDIO AMBIENTE, van a tener que asumir la prevención de riesgos dentro de la gestión global de la empresa, y para ello deben decidir y adoptar el modelo de que más se adapte a su sistema actual de gestión y a sus necesidades. La Asociación Española de Normalización y Certificación (AENOR), ha venido editando normas UNE 81900 EX, UNE 81901 EX, UNE 81902 EX, Y PNE 81903 EX, PNE 81904 EX Y PNE 81905 1996 EX. Todas sobre sistemas de gestión de prevención de riesgos laborales, que pueden sernos de ayuda.
Aquellas empresas que han seguido los pasos para obtener la acreditación AENOR, disponen de gran parte del camino hecho para extender su Manual de Calidad a la prevención de Riesgos Laborales y el Medio Ambiente. Bastaría utilizar su filosofía, registros de documentación, modelos, impresos, organización, procedimientos ya existentes, para adaptar la actividad preventiva, a los que habrá que añadir nuevos procedimientos e instrucciones específicos de la gestión de la prevención.
Para ayudar a interpretar el lenguaje y los términos que es necesario manejar para adentrarse en la implantación de un sistema de gestión que cumpla requisitos de normas UNE, puede servirnos la guía de aplicación de la norma UNE 81-905 1996 EX.
Mi recomendación es que nos lo tomemos con tranquilidad, pues aunque su lectura puede resultar al principio confusa y compleja, si disponemos de la ayuda de cualquier guía de: ø Cómo Hacer el Manual de Calidad o prevención? , y contamos con un Manual de Calidad de la Empresa ya acreditada, la tarea será mucho mas fácil y comprensible. Un primer borrador será el primer documento, con el que empezaremos a trabajar.
Deberemos para cada actividad establecer: El objetivo, campo de aplicación, responsabilidad, procedimiento, estado de revisiones y control de copias. Trataremos de describir lo que hacemos en Normas de Procedimiento si son de carácter general, o simplemente Instrucciones cuando se refiera a una actividad de nuestro servicio específica.
Nos haremos con un manual donde se recoja:
a. La política, los objetivos, metas y programas de actuación.
b. Perfectamente documentadas las funciones y responsabilidades de todos los trabajadores de la organización, incluida la dirección.
c. Todas las interrelaciones de los elementos del sistema.
d. Indices y descripción de procedimientos, instrucciones y orientaciones sobre la documentación que completa el manual.
Completaremos este manual con el registro, archivo y distribución controlada tanto del propio manual como de los procedimientos e instrucciones que desarrollan los principios establecidos en la política, objetivos y metas en prevención.
Se necesita para llegar a feliz puerto, la participación de todo el equipo con la colaboración de trabajadores, delegados de prevención y especialmente del personal experto en el Manual de Calidad de la empresa, cuya ayuda será fundamental. No podemos olvidar que es un proyecto para dotar a la empresa de un sistema moderno de Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales, y que tendrá que ser liderado por la Dirección.